ممارسة المهارات التنظيمية تزيد أداء وإنتاجية الموظفين
بشكل عام التنظيم يعني الحفاظ على الأشياء بالترتيب والتنسيق الصحيح. كذلك أيضاً تنظيم مكان العمل لا يمكن استثناءه. علماً أن ممارسة المهارات التنظيمية تزيد أداء وإنتاجية الموظفين، وتفيدهم في حياتهم الشخصية، وتساعدهم أيضاً في زيادة الشعور بالسيطرة والضبط. وبالتالي سيؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية والأداء في مكان العمل. علاوةً على ذلك، يجب على القادة دعم الحاجة إلى تقنيات تنمية المهارات التنظيمية لتفادي شكوى موظفيهم المستمرة من عبء وضغط العمل والمواعيد النهائية.
ما هي المهارات التنظيمية؟
إن ممارسة المهارات التنظيمية تزيد أداء وإنتاجية الموظفين، وتساعدهم على أداء عملهم ومهامهم بكفاءة عالية. فضلاً عن ذلك، امتلاك الموظفين لمهارات تنظيمية قوية يطوِّر قدراتهم في إدارة الوقت تبقيهم موجَّهين نحو الهدف. لذا، عندما يكون هناك ترتيب وتنظيم جيد في مكان العمل، يكون هناك ضغط عمل منخفض وفرصة أقل للخطأ.
من ناحية أخرى، المهارات التنظيمية هي مهارات قابلة للنقل وقابلة للتدريب والتي تتمحور حول الموظف وتتمحور حول المدير. وبالتالي يجب استيعاب هذه المهارات على المستوى الجزيئي، أي إذا كان الموظف فعالاً ويدير وقته بشكل جيد، فسيحمل هذه المهارات دائمًا إلى أي مكان يذهب إليه.
أهمية ممارسة المهارات التنظيمية في مكان العمل
1. تعزِّز الكفاءة
تعتبر الكفاءة أكثر الميزات أهمية للمهارات التنظيمية. حيث أنها تساعد على زيادة الإنتاجية من خلال الإدارة الفعَّالة للوقت. علماً أن الموظف المنظَّم الذي يطوِّر مهارات إدارة الوقت سيبذل جهودًا وأداءً أفضل، وبالتالي العمل بكفاءة للمؤسسة بنفس القدر من الوقت.
2. تفعِّل إدارة الفريق
إدارة الفريق تتطلب تحديد الأولويات التنظيمية وتخصيص الأهداف وفقًا لمجموعة مهارات الأعضاء. وعندما تتم إدارة أعضاء الفريق بكفاءة، فإنهم يعملون بشكل أفضل ويبنون علاقات رائعة فيما بينهم. علماً أن ممارسة هذه المهارات ضرورية لخلق بيئة عمل ايجابية ومنتجة.
3. تبني الثقة والولاء
إن ممارسة المهارات التنظيمية بفعَّالية في مكان العمل تعزِّز شعور الموظفين بالمهنية العالية، مما يزيد من ثقتهم وولائهم. وبالتالي يزيد من قدرتهم على المسؤولية الاستراتيجية للتعامل مع المهام المتنوعة بنجاح.
4. تخفِّف ضغوط العمل
تساعد الممارسة الفعَّالة للمهارات التنظيمية في تخفيف ضغوط العمل غير الضرورية التي يواجهها الموظفون في مكان العمل. كذلك أيضاً فهي تقلِّل الفوضى من خلال تسهيل حركة المعلومات، وتخطيط الأمور بشكلٍ فعَّال. علاوةً على ذلك، مكان العمل المنظَّم يؤدي إلى ردود فعل إيجابية، وتمكين الموظفين، وجعلهم أكثر سعادة. وبالتالي، يساعدون في تحقيق النجاح التنظيمي.
نصائح ستساعد الموظفين على التميّز في العمل من خلال اكتساب المهارات التنظيمية
1. إدارة الوقت
ستساعد إدارة الوقت الموظفين ليكونوا أكثر إبداعًا وأن يواجهوا التحديات والمتغيرات. علماً أن الإدارة الجيدة للوقت تتطلب رؤية الصورة الأكبر، فهي تخطيط وممارسة الرقابة الإستراتيجية على الوقت الذي يقضيه الموظف في الأنشطة المختلفة. علاوةً على ذلك، إن خطة إدارة الوقت المناسبة تساعد الموظفين في تقسيم الأهداف الكبيرة إلى مهام قابلة للتحقيق، ويصبح من السهل عليهم إكمال هذه المهام في الموعد المحدد.
2. التخطيط
القدرة على التخطيط هي أهم مهارة تنظيمية لأي شخص ناجح، فهي تساعد في التنبؤ والتهيؤ للمستقبل. كذلك يساعد التخطيط أيضاً في تحديد الحلول لجميع المشاكل، ويسمح للموظفين بتوجيه طاقتهم نحو أنشطة محددة ليكونوا أكثر إنتاجية.
3. الجدولة
على الرغم من أن الجدولة مشابهة للتخطيط، إلا أن لها أهميتها الخاصة. من خلال الجدولة، يمكن للموظفين تكوين فكرة عن العمل الذي يقومون به. كذلك أيضاً تُظهر سيطرتهم على العمل، وتساعدهم في الحفاظ على توازن الأنشطة المختلفة بسهولة. من المهم للمخططين والمنظمين أن يكونوا قادرين على جدولة الموارد (الوقت والمال والناس) بشكل فعَّال من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية، وتحقيق الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية.
4. تخصيص الموارد
تعني المهارات التنظيمية، في هذا المعنى، المعرفة الكافية بالموارد المتاحة مثل الوقت والمال والأشخاص. كذلك يتعلق الأمر أيضًا بتحديد فرق العمل التي ستكون قادرة على تحويل الموارد إلى عوائد استثمارية قوية. ونظراً لأهمية وقيمة الموارد، يتطلب تخصيصها بكفاءة لتكون فعالة من حيث التكلفة والعائد.
5. التفويض
من منظور الإدارة، يحدث التفويض عندما يقوم المدير بتعيين مهام محددة لموظفيه. عندما يقوم المدير بتفويض مهام محددة لأعضاء الفريق، فإنه يوفر الوقت للتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى مع الحفاظ على مشاركة الموظفين باستقلالية أكبر. علاوةً على ذلك، إن التفويض يسمح أيضًا ببناء علاقات مع أعضاء الفريق من خلال منحهم فرصًا للنمو وتعلُّم مهارات جديدة.
6. تحديد الأولويات
تحديد الأولويات هو تنظيم المهام بحيث يتم إنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً. لذلك فإن تحديد الأولويات بشكلٍ فعّال وجيد سيؤدي إلى وضوح مهام الموظفين، والحفاظ على وضوح الهدف النهائي. علاوةً على ذلك فإن القدرة على تحديد أولويات المهام ستجعل الأمور أسهل وأقل إرهاقًا.
7. التعاون
التعاون ليس شيئًا يمكن فرضه بقوة على الموظفين، كما أن التعاون الجيد يحصل عندما تكون هناك ثقافة صحية في مكان العمل. علماً أن تعاون الموظفين وعملهم معاً، فإنهم يساهمون بمهاراتهم لتحقيق هدف مشترك. وبالتالي لزيادة مشاركة الموظفين وتعاونهم، يمكن تنظيم أنشطة اجتماعية، حيث يتعرف الموظفون على بعضهم البعض ويشكلون روابط وعلاقات جيدة فيما بينهم.
8. تحديد الأهداف
امتلاك قائد العمل لمهارات تنظيمية جيدة يجعله محدداً وموجهاً نحو الهدف، وقادراً على التمييز بين الأهداف قصيرة وطويلة المدى. لذا من خلال الاستمرار في التركيز وتحديد الأهداف يمكن تحقيقها بكفاءة وفعَّالية. علاوةً على ذلك، كقائد عمل متميِّز يمكنك الاحتفاظ بسجل للأهداف وشجِّعْ الموظفين على مراجعة تقدمهم مع تلك الأهداف من وقت لآخر باستخدامك الأهداف المحددة والنتائج ومؤشرات الأداء الرئيسية.
9. التواصل الفعَّال
يعد التواصل الفعَّال أحد المهارات التنظيمية الرئيسية، لأنه يحافظ على الإنتاجية والعلاقة القوية بين الموظفين. كذلك أيضاً يبني الثقة والروح المعنوية العالية بين الموظفين ويؤدي إلى إنتاجية وأداء أفضل في مكان العمل. فضلاً عن ذلك، القائد الجيد يستثمر الكثير من الوقت والطاقة في تقديم خطوط اتصال واضحة.
المهارات التنظيمية هي أحد الأصول المهمة والأساسية للمؤسسة. فهي تشكل العادات أو الأدوات الصحية التي تمكِّن القوى العاملة في المؤسسة من الاستمرار في التركيز والتحفيز والفعالية في المهام اليومية وإعطاء الفريق الطاقة والقوة والفضاء الذهني لتحقيق النتيجة المرجوة.
