التواصل الفعّال مع فريق عملك يحسِّن الأداء ويزيد الإنتاجية
إذا أردت أن تكون قائداً متميِّزاً تُلهم فريق عملك وتقودهم نحو النجاح، فستحتاج إلى أكثر من الأدوات والمعارف التقنية. ستحتاج إلى المهارة في التواصل الفعّال والتعامل مع موظفيك وتحفيزهم. فقد أثبتت العديد من الدراسات أن المنظمات التي تدعم وتعزّز التواصل الفعّال مع موظفيها وتهتم بآرائهم ومشاركتهم تحقق المزيد من الرضا والولاء، مقارنة مع المنظمات الأخرى التي تكون بيئة عملها طاردة للموظفين والمواهب وغير قادرة على الاحتفاظ بهم.
علاقة مُلهِمة
في وقتنا الحاضر فإن حركة المعلومات تتدفّق في منظّمات الأعمال بسرعة هائلة وتتّسِم بالدقة والشفافية والوضوح. وهذا الأمر يُسهِمُ في نمو وتطور المنظمات وتحقيق أهدافها واستراتيجياتها المسقبلية. لذا فإن التواصل الفعّال مع فرق العمل في هذه المنظمات يؤدي إلى وضوح وفهم أهدافها واستراتيجياتها. ويعزِّز الفهم المشترك داخلياً، وكذلك يحقِّق الميزة التنافسية للمنظمة خارجياً. من هنا فإن شرح وتوضيح أهداف واستراتيجية المنظمة لفريق العمل والموظفين بطريقة فعالة وبنّاءة يؤسس لعلاقة تؤدي إلى تحقيق تلك الأهداف والاستراتيجيات.
إضافةً إلى تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية، فإن هذه العلاقة ستُلهم فريق العمل ليصبح أكثر مشاركةً ويشعر بالقدرة على المساهمة في نمو المنظمة. وبالنتيجة فإن التواصل الفعّال مع فريق العمل هو أحد التحديات الكبيرة التي يواجهها قادة الأعمال في المنظمات اليوم. والذي يعتبر أمراً أساسياً لنمو ونجاح منظمات الأعمال. لتشجيع التواصل الفعّال، وعلى سبيل المثال لا الحصر، يمكنك اتباع الطرق التالية:
1. كنْ واضحاً وأكثر تحديداً
يحتاج الموظفون دائماً إلى اتخاذ قرارات سريعة ومهمة خلال يوم العمل. لذلك عندما يدركون أنهم قادرون على طلب المساعدة والحصول على تعليقات واضحة وموجزة من قيادتهم. فإنهم يشعرون بقدرتهم على التعامل مع أي موقف قد ينشأ. فعلى سبيل المثال، أثناء الاجتماع مع فريق عملك يجب عليك التأكُّد عند الانتهاء من الاجتماع بأن لديهم الشعور بالرضى وأنهم مسموعون ومفهومون ومقدَّرون. وعليه يجب أن تكون اجتماعاتك مع أعضاء فريق عملك فرصة ولحظات بنّاءة من التقييم والتفكير. ومن المهم أيضًا التعرف على النجاحات والانجازات والاحتفال بها مع فريق عملك. وكقائد عمل ناجح احرصْ على إنشاء مساحة آمنة للمحادثة والتعبير مع الجميع، حيث يمكن معالجة جميع جوانب المشكلات المطروحة بشكل عادل وعلى قدم المساواة.
2. أشرِكْ فريق عملك في صنع القرارات
كقائد عليك أن تحرص على إنشاء حلقة اتصال مستمرة مع فريق عملك. وكذلك إعلامهم بمجريات كل ما يحدث في محيط عملهم وإداراتهم، لأن هذا يُشعرهم بأهمية مشاركتهم وتقدير قيادتهم لهم. على سبيل المثال، يمكنك عرض فرصة التصويت على المنتجات الجديدة أو التغييرات المستقبلية وفتح المجال لأفكار جديدة حول طرق تحسين سير العمل.
لذا يمكن أن تتضمن حلقات الاتصال استخدام استطلاعات آرائهم وعقد اجتماعات منتظمة معهم. بحيث يحصل الجميع على الفرصة الكافية في المشاركة، وكذلك بالإمكان استخدام صناديق الاقتراحات التقليدية. ومن المهم أيضاً تنفيذ المقترحات والملاحظات الجيدة الصادرة من أعضاء فريق العمل. علماً أن عدم اتخاذ أي إجراء تجاه مقترحاتهم سيكون له ردود فعل سلبية تؤدي إلى توقّفهم عن إبداء ملاحظاتهم وأفكارهم مستقبلاً. لذلك من الضروري كقائد عمل ناجح العمل والسعي لتحقيق ملاحظاتهم كي تُنشئ بيئة عمل ايجابية ومنتجة تتَّسمُ بالتواصل الفعّال مع فريق عملك.
3. هيِّىءْ قادة عملك المستقبليين وادعمهم
من الطبيعي أن تنمو المنظمات وتتطور ويكبر حجمها، وبالتالي تزداد أعداد فرق العمل والموظفين فيها. لذلك فإن الحفاظ على التواصل المباشر مع كل فرد من أعضاء فريق العمل على كل المستويات لن يكون ممكناً دائماً. علماً أنه مطلوب منك كقائد عمل ناجح تعزيز التواصل الفعّال مع فريق عملك وموظفيك. وعليه يجب عليك ايجاد الحلول المناسبة التي تحقق ذلك التواصل. ومن هذه الحلول هو تحديد قادة ومشرفين على فرق العمل، وفي الوقت ذاته يمكنهم التعامل مع بعض الأعمال نيابة عنك.
وطالما أنك تحدد بوضوح من هم قادة ومشرفي المجموعات وما هي مهماتهم لجميع الموظفين وكيف يمكن لفريق العمل الوصول إليهم. ولكن لا بد لك من تدريبهم على كيفية التواصل وتقديم التوجيه والإرشاد لفرق العمل بما يتلاءم وطريقتك في العمل. لذا تأكّدْ وبشكل مستمر من أن الجميع يعرف أن هؤلاء القادة هم ممثلوك المباشرين. وأكدْ لهم أنه سيتم التعامل مع طلباتهم وتعليقاتهم وفقًا لذلك. نتيجة لذلك فإن اتباع هكذا طريقة في الإشراف والمتابعة لفرق العمل تتيح إدارة ذاتية لكل منها بشكل متزايد. مما يقلل عبء العمل على الأفراد ويسهل عليك مواكبة أداء كل منها، ويزيد من تبسيط أعمالك المتنامية باستمرار.
4. استخدم الأدوات والوسائل المناسبة
في عصر التكنولوجيا المتقدمة والتحوّل الذكي، تتوفر لك كقائد أعمال موارد لا حصر لها لمساعدتك في التواصل الفعّال مع فريق عملك. سواء عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة الجماعية عبر WhatsApp أو اجتماعات Zoom أو MicroSoft Teams أو التطبيقات الأخرى. يجب أن يتمتع فريق العمل دائمًا بإمكانية الوصول إلى القادة والمدراء في حالة وقوع أحداث غير متوقعة في مكان العمل. أو عند طلب المساعدة في مشكلات ثانوية. لذا فإن استخدام فريق العمل منصة تفاعلية وجذابة يعتبر طريقة رائعة لإبقائهم مشاركين ومطّلعين. وبنفس الطريقة، يمكن للقادة والمدراء إبقاء فرق عملهم على علم بأي تغييرات تؤثر على العمليات اليومية. بالإضافة إلى الأحداث المستقبلية المتوقعة وأخبار المنظمة الأخرى بشكلٍ عام.
سيساعد الحفاظ على التدفّق المفتوح لحركة المعلومات ضمن وعبر الهيكليات الإدارية للمنظمة في ضمان سير العمليات بسلاسة وشعور أعضاء الفريق بالمساندة والدعم. ومع ذلك، كمدير مستقبلي عليك التأكُّد من الوصول إلى المنهجية السليمة التي يشعر أعضاء فريق عملك براحة أكبر في استخدامها وتحديدها. مما سيجعلهم يشعرون بالتمكين الإضافي.
كقائد متميِّز يجب عليك العمل على خلق بيئة عمل ايجابية وديناميكية يعزِّزها التواصل الفعّال. لأنها تجعل موظفيك يشعرون بالرضى والاستقرار، إضافة إلى أمان أكبر في التعبير عن مشاعرهم ومشاكلهم. إضافة لذلك فإن هكذا بيئة ومكان عمل يرفعان الروح المعنوية ويعزِّزان العلاقات القوية بينك وبين موظفيك من جهة وبين الموظفين مع بعضهم البعض.
دائمًا ما يكون الاستثمار في موظفيك فكرة جيدة.
