إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية يعتبر أمرًا بالغ الأهمية لأي منظمة تريد التأكد من أن موظفيها لديهم المهارات والمعرفة اللازمة لأداء وظائفهم بفعالية. وفضلاً عن أنه أداة أساسية لمتخصصي الموارد البشرية، فهو يساعد على تحديد مجالات التعلُّم والتطوير التي تحتاج إلى تركيز عليها من أجل تحسين مهارات ومعرفة وقدرات الموظفين. ولتحقيق ذلك تتوفر أنواع مختلفة من أدوات جمع البيانات لتحليل الاحتياجات التدريبية، التي تساعد في بناء أساس متين لتطوير برامج تدريبية ناجحة تساعد المنظمة على النمو والتطور.
فوائد تحليل الاحتياجات التدريبية
- تحديد الثغرات: يمكن أن يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية في تحديد ما إذا كانت المنظمة لديها أي مشاكل تنظيمية ناتجة عن نقص المهارات والمعرفة والقدرات.
- التخطيط: يمكن أن يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية في التخطيط لبرامج تدريب الموظفين مقدمًا لتتواءم مع أنشطة الأعمال والميزانيات.
- الحصول على الإبداع: يمكن أن يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية على التفكير خارج الصندوق وتسليط الضوء على مجالات التدريب التي ربما لم يتم التفكير فيها من قبل.
- استهداف الأشخاص المناسبين: يمكن أن يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية على استهداف الأشخاص المناسبين لكل برنامج تدريبي، مما يؤدي إلى تصميم برامج التعلُّم والتطوير المخصصة والإرشادات في مكان العمل التي تحافظ على مشاركة الموظفين وتحفيزهم للتعلُّم.
أدوات جمع البيانات لتحليل الاحتياجات التدريبية
يتم تحديد أدوات جمع البيانات لتحليل الاحتياجات التدريبية بناءً على نوع الوظيفة للموظف والتحليل الذي يجب إجراؤه لتحديد فجوات المهارات. تجدر الإشارة إلى أنه من أجل تحديد جودة الأداء الحالي وحالة الموظفين، من الضروري جمع البيانات التي ستعكس مجالات القوة والضعف. هناك العديد من الأدوات المختلفة التي يمكن استخدامها لتحليل للاحتياجات التدريبية، ولكل منها نقاط القوة والضعف الخاصة بها. تتضمن بعض الأدوات الأكثر شيوعًا ما يلي:
1. الاستبيانات
الاستبيانات هي أداة مسح كمية فعَّالة وبسيطة حيث يتم تسليم مجموعة من الأسئلة مع خيارات إجابة محدودة للموظفين. يتم توزيع استبيان جيد التصميم بين الموظفين لفهم الاحتياجات التدريبية للموظفين. يمكن إدارتها بعدة طرق، على سبيل المثال، عبر منصات وسائل التواصل الاجتماعي، الإنترنت أو عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا. وتالياً يمكن ربط هذه الاستجابات المحدودة بالدرجات الرقمية، ثم استخدامها للتحليل الموضوعي. بالإضافة إلى ذلك، لتحسين مصداقية الاستبيان، يُسمح للموظفين بتقديم الإجابات دون الكشف عن هويتهم، لأنه غالبًا ما تمنح الاستبيانات المجهولة الموظفين الثقة لمشاركة آرائهم الصادقة.
2. المقابلات
المقابلات هي شكل من أشكال أداة البحث النوعي، وتعتبر أداة فعَّالة لجمع المعلومات حول فجوات المعارف والمهارات. كما أنها تسمح لمتخصصي الموارد البشرية بجمع الإجابات المشروحة بشكل صحيح والتي تكمن وراء تجارب الموظفين ووجهات النظر الشخصية والعواطف. ومع ذلك، يمكن تفسير الردود التي تم جمعها بطرق مختلفة حيث لا توجد عادة معايير واضحة للوصول إلى الاستنتاجات. علاوة على ذلك، يمكن إجراء المقابلة شخصيًا أو من خلال الوسائل الافتراضية، وبشكل فردي أو في مجموعات صغيرة لتحديد كيف يفضل الأفراد أو مجموعات الموظفين تعلُّم مهارات أو معلومات جديدة.
3. مجموعات التركيز
إنها عملية عصف ذهني لفهم فجوات المهارات لدى الموظفين. بموجب هذه الطريقة، يتم تشجيع الموظفين العاملين في المنظمة على التحدث ومناقشة طرق تحسين أداء عملهم. تمامًا مثل جلسة التدريب النموذجية! يتمثل دور الميسرين في مراقبة الموظفين وتدوين وجهات نظرهم وتوجيه المناقشة بالاتجاه الصحيح. تمكن هذه الطريقة الموظفين من التعبير عن آرائهم الشخصية مع زملائهم، مما يجعلهم يشعرون بمزيد من الثقة. من الضروري أيضًا التأكد من أن المناقشة ذات صلة وليست مقيدة ومتكررة للغاية. إضافة لذلك تتم ملاحظة هذه المحادثة عن كثب من خلال تحليلها من قبل متخصصي الموارد البشرية لفهم متطلبات التدريب في المنظمة.
4. الملاحظة المباشرة
كما يوحي الاسم، يشمل هذا ببساطة مراقبة أداء الموظفين. عادة ما يحمل المراقبون قائمة مراجعة يتبعونها أثناء مراقبة الموظفين. وتشمل الملاحظة المباشرة مراقبة المنهجية التقنية المتبعة لأداء الوظيفة، والجوانب الوظيفية للوظيفة، والجوانب السلوكية للموظف. كما أنها توفر ملاحظات نوعية وكمية حول الأداء الحالي للموظف وتحديد فجوات المعارف والمهارات المحتملة لديه. يمكن أن تستغرق هذه الطريقة وقتًا طويلاً وتتطلب درجة كبيرة من الاهتمام الوثيق.
5. تحليل المنافسين
من المهم أن تعرف مكانتك في مجال عملك. كيف حال أقرب منافسيك؟ هل أرقام مبيعاتهم أعلى؟ ترتيب رضا العملاء أفضل؟ إذا كان الأمر كذلك، فماذا يفعلون لتحقيق ذلك؟ هذا لا يعني أنه يجب عليك تغيير نموذج عملك بالكامل، ولكن ربما يحتاج موظفوك لاكتساب وتعلُّم مهارات جديدة ومتقدمة في مجال معين يجعلهم أكثر قدرة على المنافسة. وبالتالي يتم تصميم البرنامج التدريبي المناسب لذلك.
6. ملاحظات العملاء
في معظم حالات قصور أداء صناعة الخدمات يتم تحديدها باستخدام ملاحظات العملاء. تشير التعليقات المباشرة من العميل إلى منطقة العمل المحددة التي تحتاج إلى تحسين. في كثير الأحيان تتضمن ملاحظات العملاء مؤشرات حول فجوات المهارات والمعارف لدى موظفي المنظمة. مما يستدعي معالجة هذه الفجوات من خلال برامج تدريبية مخصَّصة.
7. سجلات الموارد البشرية
يمكن أن تتضمن سجلات الموارد البشرية تقارير الحوادث والسلامة، ووصف الوظائف، والكفاءات الوظيفية، ومقابلات الخروج، وتقييمات الأداء وسجلات المنظمة الأخرى مثل سجلات الإنتاج والمبيعات والتكلفة. على سبيل المثال، إذا كان لدى القسم زيادة كبيرة في حوادث مكان العمل، فسيكون من المهم مراجعة تقارير الحوادث كجزء من تحليل الثغرات قبل إجراء التدريب على السلامة.
قد لا تكون كل هذه الأدوات مناسبة لجميع المنظمات. لذلك، من الضروري استخدام المزيج الصحيح من أدوات جمع البيانات لتحليل الاحتياجات التدريبية وفقاً لاحتياجات المنظمة. علاوة على ذلك، فإن مجرد جمع البيانات ليس مهما. في الواقع، تحتاج البيانات إلى تحليل موضوعي وشامل من أجل اتخاذ قرارات تصميم التدريب والتنفيذ الفعَّالة.
