خطوات عملية لتطوير تحليل الاحتياجات التدريبية

يريد كل قائد أو مدير في المنظمة أن يعمل موظفه بشكل أفضل وأن يصل إلى المستوى الأمثل في الأداء من أجل تحقيق الأهداف المحددة وتحسين إنتاجية المنظمة. لذا من الضروري أن يتمتع الموظفون بالقدرات والكفاءات الكاملة لأداء الوظيفة الموكلة إليهم. وبالتالي تركِّز إدارة الموارد البشرية دائمًا على فكرة أن عملية التعلُّم المستمر مفيدة للموظفين لأنها تحافظ على تحديث مهاراتهم وتحسِّن أدائهم. تحقيقاً لذلك فإن تحليل الاحتياجات التدريبية هو أداة لتحديد المهارات والمعرفة والمواقف الجديدة التي يحتاج الموظفون إلى اكتسابها من أجل تحسين الأداء. وأيضاً يعتبر عملية منهجية لتحديد نوع التدريب المطلوب وتوفير التفاصيل المتعلقة بتنفيذ التدريب. وعليه فإن تطوير تحليل الاحتياجات التدريبية يساعد المنظمات على اكتشاف الفجوة من حيث المهارات والتدريب لدى موظفيها الحاليين لأداء الوظائف الحالية والمستقبلية بكفاءة.

تحليل الاحتياجات التدريبية في إدارة الموارد البشرية

غالبًا ما يشار إلى مصطلح تحليل الاحتياجات التدريبية على أنه تحليل احتياجات التعلُّم والتطوير في قسم الموارد البشرية. يدور التحليل حول الفجوة في المهارات والمعرفة وكيف يمكن لقسم إدارة الموارد البشرية المساعدة في سد الفجوة. لذلك تعتبر عملية تحليل الاحتياجات التدريبية للموظفين خطوة مهمة في ضمان فعالية تدريبهم وتلبية الاحتياجات المحددة. إليك الخطوات العملية التالية لتساعدك في تطوير تحليل الاحتياجات التدريبية:

الخطوة (1): حدِّدْ مجال التحليل وإطاره الزمني

لا بد أن للتحليل أن يتلاءم مع احتياجات العمل ومعالجة الفجوات لإجراء التحسين والتغيير المطلوب. ويمكن لمجال التحليل أن يشمل ويستهدف الموظفين وأدوارهم الوظيفية، أو الأقسام التي يعملون فيها. إضافة إلى وضع إطار زمني له. علماً ان تحديد مجال التحليل وإطاره الزمني يساهم في توفير الجهد والوقت والتكاليف أثناء التنفيذ. 

الخطوة (2): حدِّدْ الأدوار والمهام الوظيفية وأدائها

في عصرنا اليوم تشهد المنظمات تطورات وتغييرات متسارعة، مما يؤدي إلى التغيير والتطور في الأدوار والمهام الوظيفية. على سبيل المثال، استخدام تقنيات وتكنولوجيا جديدة في العمل. وهذا يستدعي تطوير الأداء  المطلوب لإنجاز هذه الأدوار والمهام المتغيرة. لذا وبشكل تلقائي يمكن تحديد هذه المهام والأدوار الجديدة التي سيؤديها الموظفون، وبالتالي تحديد القدرات والكفاءات المطلوبة لأدائها بكفاءة وفعالية. نتيجة لذلك لا بد من إجراء مقارنة نتائج التشغيل الحالية والمطلوبة لأداء الموظف. والتي تحدد الفرق بين الإنتاجية المطلوبة والفعلية للمنظمة، وبالتالي يمكن تحديد أي فجوات في الأداء الوظيفي وتخصيص البرنامج التدريبي المناسب.

الخطوة (3): حدِّدْ فجوات المهارات والمعرفة

بعد تحديد ومعرفة القدرات والكفاءات المطلوبة لأداء الأدوار والمهام الوظيفية المشمولة في مجال التحليل، من الضروري استخدام آليات وإجراءات لتقويم المهارات التي يمتلكها الموظفون. على سبيل المثال، يمكن تحديد الفجوات في المهارات والمعرفة من خلال الاستطلاعات أو المقابلات أو الملاحظات. وبالتالي يمكن تخصيص البرامج التدريبية التي تتلاءم مع هذه الاحتياجات لسد هذه الفجوات. من أجل تحسين وتطوير أداء الموظفين للقيام بمهامهم بكفاءة وفعالية.

الخطوة (4): ضعْ خطة عمل

النتيجة الطبيعية للخطوات السابقة هي ابتكار وتطوير برنامج تدريبي مخصص لتلبية الاحتياجات التي تم تحديدها ضمن الخطوات السابقة. علماً أن هذا قد يشمل أيضاً تحديد الموارد التي يمكن أن تساعد الموظفين على اكتساب المهارات والمعرفة اللازمة. ولتحقيق النتائج المرجوة من البرنامج التدريبي وتلبية الاحتياجات المحددة، لا بد من وضع خطة عمل وآلية تنفيذ واضحة. كذلك يجب أن تتضمن الخطة الاجراءات والآليات التي تساعد في تنفيذ ومتابعة وتقييم فعالية البرنامج التدريبي. وكذلك قياس نجاح خطوات وإجراءات تحليل الاحتياجات التدريبية.

من المهم ملاحظة أن هذه الخطوات ليست بالضرورة خطية ويمكن تكرارها حسب الضرورة. بالإضافة إلى ذلك، يجب تطوير تحليل الاحتياجات التدريبية وتكون عملية مرنة وقابلة للتحسين المستمر. وكذلك مصممة خصيصًا للمنظمة المحددة، لأنها قد تختلف الاحتياجات المحددة لكل منظمة.