“مجرد تفويض وتوزيع المهام لأعضاء فريق العمل على أمل إنجازها لا يعمل بالشكل المطلوب بالنسبة للكثير من المدراء والمنظمات”. كقائد عمل ناجح ومدير متميِّز ستحصل دائماً على السلوكيات التي أعددتها لفريقك لتقديمها لك من خلال تعزيز وتمكين ثقافة المساءلة الإدارية بينهم. كما أن خلق ثقافة المساءلة لا يحسِّن الفعالية فحسب، بل يولِّد أيضاً بيئة عمل ايجابية ومحترمة وحيوية. علماً أنها لا تضمن أن يكون أعضاء فريق العمل على دراية بأدوار كل منهم فحسب. بل تحفزهم أيضاً على أن يكونوا أكثر مسؤولية واستباقية. وتتيح المساءلة أيضاً لأعضاء الفريق الشعور بأنهم جزء من شيء مهم أكبر من رؤيتهم الفردية. وكذلك عند القيام بالمساءلة بشكل صحيح، يمكن أن تزيد من مهارات أعضاء فريقك وثقتهم.
إنها حقيقة قاسية، لكن المساءلة الادارية لفريقك لن يقوم بها أحد سواك لأنك القائد والمدير. لذلك بمجرد أن تكون على استعداد لامتلاك النتائج، والعمل على العلاقات ونتائج سلوكياتك، ستجد أن فريقك قادر على الوصول إلى آفاق جديدة في الإنتاجية والقيمة التي تم إنشاؤها. كذلك لا بد من إدراك أن المساءلة الإدارية تتطلب جهدا ذهنياً وعقلاً نشطاً، لأنها ليست عملية عشوائية ولا طارئة ولا روتينية. بل هي عملٌ مخطط وتفكيراً تأمُّلياً، ومراجعة مستمرة للأداء وتحسيناً متواصلاً للنتائج. وعليه فإن القدرة على تفعيل وتطبيق المساءلة الادارية وتحميل أعضاء فريقك المسؤولية عن المهام المكلَّفون بها قد يكون الفرق بين النجاح أو الفشل.
وظائف المساءلة الإدارية وفوائدها
إذا كانت تحديات المساءلة الادارية حقيقية، كذلك هي الفوائد. وبينما يمكن أن يكون بناء ثقافة المساءلة أمراً معقداً، إلا أنه ضروري وقابل للتحقيق لأنه يشكل أسلوب لمراجعة الأداء وتحسينه، وتطوير مهارات العاملين. والممارسة الإيجابية الفعالة للمساءلة تنطوي على فوائد يمكن إيجازها ما يأتي:
- تولِّد الثقة بين الأفراد والفرق.
- تزيد الكفاءة وتعزز الإنتاجية
- تقضي على الالتباس وتوفر الوقت
- تتيح للأفراد تلبية توقعات محددة بوضوح
- تساهم في تصحيح الجهود والأداء دون المستوى وتقدير ومكافأة الأداء الممتاز
- تعزِّز ثقافة المنظمة وتحقق نمواً ونجاحاً أكبر
- ترسِّخ امتثال الموظفين وفرق العمل وتحمِّلهم المسؤولية عن قراراتهم وسلوكهم وإجراءاتهم
- تعزِّز العلاقات الرشيدة بين قادة ومدراء العمل والعاملين
تظهر بعض الدراسات أن عدداً كبيراً من المديرين لا يعرضون موظفيهم للمساءلة كما يجب، وأن عدداً من المنظمات أيضاً تكافئ موظفيها بالرغم من ضعف أدائهم.
ولمعالجة هذا الأمر هناك مجموعة نصائح مهمة لقادة الأعمال الاستراتيجيين والمدراء المستقبليين حول كيفية تحسين المساءلة الادارية في منظماتهم:
1) حدِّدْ الأهداف السنوية للموظفين
يرى بعض المديرين أن تحديد أهداف الموظف السنوية إجراء ممل وغير ضروري، وهذا غير صحيح. ففي حال لم تكن المعايير التي سيتم عليها قياس الأداء واضحة، أو لم يتم إعدادها بشكلٍ دقيق، فإن المساءلة الإدارية لن تجري وفق منهج موضوعي.
2) طبِّقْ مبدأ التوقُّع
إنه المبدأ الذي غالباً ما يمر دون أن يلاحظه أحد، ولكن يمكن أن يحدث فرقاً كبيراً في مسؤوليتك كمدير فريق متميِّز. على المدى الطويل، لدى الناس ميل قوي للارتقاء أو الهبوط إلى مستوى توقعاتنا وتوقعاتهم الخاصة لأدائهم. لذلك عليك أن تؤمن بقدرات أعضاء فريقك وتعبِّر لهم عن توقعاتك لأدائهم وإنجازاتهم المستقبلية.
3) اجعلْ الأولوية لتقييمات الأداء الصريحة
لكل منظمة معايير مختلفة لتقييم أداء موظفيها، لكن لا يهم فعلاً في حال كانت تقييمات الأداء رسمية أو غير رسمية، أو سنوية أو نصف سنوية أو فصلية، ما دامت أهداف الموظفين واضحة. وهذه الخطوة هي نتاج أهداف الموظف المدروسة، وفي حال كانت ذات معنى وقابلة للقياس، عندها ستصبح عملية إدارتها أسهل بكثير، وهي عملية عقلانية لا عاطفية.
4) اقضِ على سياسات التحفيز العشوائية
راجع سياسات التعويضات والحوافز في منظمتك وتأكد أنها منصفة وتطابق الغاية المخصصة لها في الواقع.
5) واجِهْ الخلافات والمشكلات بشكل مباشر
كمدير متميِّز وفعَّال قم بإدارة الأزمات والمشكلات بكل أنواعها بشكل مباشر، وقم بتعليم الإدارات التابعة لك أيضاً للقيام بذلك، وصولاً إلى مساءلة الموظفين أنفسهم في حال نشأت صراعات معينة بينهم.
إن وجود هيكل تنظيمي بسيط ومساءلة إدارية واضحة هما شرطان ضروريان لممارسة القيادة الفعالة. قد تبدو عملية المساءلة الإدارية في المنظمة عملية معقدة وصعبة. لكن ذلك لا يعني التخلي عن تطبيقها، أو عدم الاهتمام بمتابعتها. كما يمكن إنجازها مع مرور الوقت، عن طريق إنشاء بنية وهيكلية إدارية تدعم هذه العملية.
