هناك عبارة مألوفة ومتكررة دائماً وهي: ” أردتُ تحقيق ذلك… ولكن لم يكن لدي الوقت الكافي لذلك”. للأسف لقد نفذ الوقت من أكثرنا ولم نحقِّق كل الأشياء التي أردنا تحقيقها. من هنا علينا تذكُّر أشخاصاً وقادةً وضعوا أهدافهم بمهارة عالية، وبفضل تنظيمهم وتخطيطهم أصبحت هذه الأهداف حقيقة واقعة وناجحة. باتِّباعك التخطيط والتنظيم الفعَّال، يمكنك أن تجعل حياتك أسهل وأنجح بكثير مما كنت تعتقد أنه ممكن.
أهمية التخطيط والتنظيم الفعَّال
التخطيط والتنظيم الفعَّال يساعد على:
- توفير الوقت والمال
- القيام بعمل عالي الجودة
- أن تكون موظفًا ذا قيمة عالية
- بناء اللياقة العقلية
قواعد التخطيط والتنظيم الفعَّال
1. تحديد الأولويات
على الرغم من أنه لا يمكنك القيام بكل شيء في وقت واحد، فإن تحديد الأولويات يساعدك على معرفة المهام الأكثر أهمية والمهام التي يمكن أن تنتظر. علماً أن قدرتك على تحديد الأولويات تمكِّنك من تقسيم عملك إلى أجزاء أصغر. وبالتالي يمكنك التركيز على كل مهمة، واحدة تلو الأخرى، بدءًا من المهمة الأكثر أهمية.
2. إدارة الوقت
لديك فقط 24 ساعة في يومك، وليس لديك طريقة لزيادة الوقت المتاح لك، ولكن يمكنك إيجاد طرق لاستخدامه بشكلٍ أفضل. علماً أن إدارة الوقت تعمل على التأكُّد من أن أفعالك وتساعدك على إنهاء الأشياء التي عليك القيام بها. لذا كلما تحسَّنت إدارتك لوقتك، ستشعر أن لديك المزيد منه.
3. تنسيق الموارد
معظم الناس عندما يفكرون في الموارد، فإن أول ما يخطر ببالهم وتفكيرهم هو المال. علماً أنه لا يجب أن تكون الموارد دائمًا في شكل أموال، بينما في بعض الأحيان تتطلب المشاريع أنواع من مختلفة من الموارد لإنجازها. على سبيل المثال، موارد بشرية، أو معلومات، أو المكان، أو الوقت.
4. التفويض
التفويض هو ممارسة شائعة وأساسية في مكان العمل. لذلك عندما تفوِّض، فإنك تعطي بعضاً من مهامك لأشخاص آخرين من فريق عملك، وبالتالي سيكون هؤلاء الأشخاص هم المسؤولون عن إنجاز هذا العمل. نتيجة لذلك يمكن أن يعني التفويض ببساطة أنك وجدت أفضل طريقة لتوزيع العمل.
5. إنشاء دليل عمل
اسأل نفسك وراجع خطوات عملك: “هل تؤدي نفس المهام وتكرِّرها دائماً؟”. بناء عليه خذ الوقت الكافي لتدوين نظامك حول كيفية القيام بذلك من خلال إعداد قائمة تحقُّق خاصة بك. وبعد إنشائها أصبح لديك الآن دليل عمل يمكنك الرجوع إليه لمعرفة القيام بالمهمة، وبالتالي يمكن للأشخاص الآخرين المفوَّضين من قبلك القيام بالمهمات نفسها.
6. الاستباقية
كلما تطوَّرت مهاراتك في التخطيط والتنظيم، زادت قدرتك الاستباقية لرؤية المستقبل والتخطيط له. علماً أن القدرات الاستباقية تحتاج الى تخيُّل واستشراف المستقبل من خلال تطوير المهارات التنظيمية قدر الإمكان في العمل. وبالتالي الاستباقية والتخطيط للمستقبل سيجعل المشاريع المستقبلية أكثر قابلية للتنفيذ والنجاح.
كيف تحسِّن قدراتك في التخطيط والتنظيم
1. فهم المهمة
تتمثل الخطوة الأولى للتخطيط والتنظيم الجيديْن في فهم المهمة، مما يعني أن تأخذ الوقت الكافي لقراءة وفهم أي تعليمات أو إرشادات تم إعطاؤها لك. وفي حال كان هناك أي شيء لست متأكدًا بشأنه، فتأكَّدْ من طلب التوضيح.
2. ضع أهدافًا ذكية وواقعية
بمجرد أن يكون لديك فهم جيد للمهمة، يمكنك البدء في تحديد الأهداف. من المهم التأكُّد من أن أهدافك ذكية وواقعية وقابلة للتحقيق.
3. ضع خطة
بمجرد تحديد أهدافك، فإن الخطوة التالية هي وضع خطة التي توضِّح بالتفصيل كيف ستحقق أهدافك. مع الأخذ بالاعتبار أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً.
4. تنظيم الموارد
الآن بعد أن أصبحت لديك خطة، فقد حان الوقت لبدء جمع الموارد التي ستحتاجها لتنفيذها، والتي يمكن أن يشمل ذلك أشياء مثل الأشخاص، والمال، والوقت، والمواد، وما إلى ذلك.
5. تنفيذ الخطة
الآن بعد أن أصبحت لديك الخطة والموارد التي تحتاجها، فقد حان الوقت لبدء تنفيذها. ولتحقيق ذلك تأكَّدْ من البقاء على المسار الصحيح والالتزام بجدولك الزمني.
6. تقييم النتائج
بمجرد الانتهاء من مهمتك، حان الوقت لتقييم نتائجك. سيساعدك هذا على فهم ما نجح بشكل جيد وما الذي يمكن تحسينه في المرة القادمة.
التخطيط والتنظيم الفعَّال يعتبر أساسياً للنجاح في أي مجال من مجالات الحياة. سواء كنت تخطِّط لحفلة أو إجازة أو مشروع كبير في العمل، فإن القدرة على تنظيم أفكارك ومواردك هي المفتاح لضمان سير الأمور بسلاسة.
