كما نعلم جميعًا، يعد التغيير جزءًا ضروريًا من النمو التنظيمي. ومع ذلك، يمكن أن يأتي التغيير مع تحدياته، حيث قد يكون تغيير السلوكيات والمواقف أمرًا صعبًا. وبالتالي، إدارة التغيير تعني الجهد المنظم والمخطط لتحقيق أهداف التغيير، من خلال تطوير العاملين والتأثير على أنماطهم السلوكية ومهاراتهم وحتى قِيمهم، والتحول نحو التكنولوجيا الأنسب والهياكل التنظيمية والعمليات الأكثر ملاءمة للوصول لأعلى مستويات الجودة في العمل. ولتحقيق هذا التحوُل لا بد من تخطيط قوي وواضح. في الواقع، تعمل خطة إدارة التغيير كخريطة طريق تحدد الخطوات الملموسة التي ستتخذها المؤسسة لتنفيذ عملية إدارة التغيير.
خطة إدارة التغيير
كلنا نتفاعل بشكل مختلف للتغيير. البعض منا حريص على الانخراط في العمليات الجديدة، بينما سيتردد البعض الآخر. قد يحب بعض أعضاء فريقك التغييرات؛ قد لا يكون الآخرون متحمسين لذلك. ستنتقل إحدى المجموعات إلى التغييرات على الفور، لكن قد لا ترغب مجموعة أخرى في التغيير على الإطلاق. بغض النظر عن طريقة تفكيرهم، يجب أن توفر خطة إدارة التغيير خارطة طريق كاملة وأدوات لدعم موظفيك بنجاح أثناء انتقالهم إلى الطريقة الجديدة للقيام بالأشياء. وبالتالي، كمدير مستقبلي، يمكنك التفكير في خطة إدارة التغيير على أنها خارطة طريق توضح جميع الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها من تحديد التغيير إلى تحقيقه. وعليه فلنتعرَّف على الخطوات المطلوبة لإنشاء خطة إدارة التغيير:
الخطوة الأولى: تحديد الهدف
فيما يلي بعض النصائح التي تساعد في إنجاز هذه الخطوة من عملية إنشاء خطة إدارة التغيير:
- فهم التغييرات: كقائد عمل ناجح، تأكَّدْ من فهم التغييرات التي تتم معالجتها والآثار المرتبطة بها. على سبيل المثال، إذا تم طرح برامج جديدة للموظفين، يجب معرفة كيفية عمل هذه البرامج والتغييرات التي تحصل في مهام سير العمل الحالية.
- زيادة الوعي والتبنِّي: يجب أن تكون زيادة وعي الموظف وتبنِّي التغيير جزءًا من كل خطة. لذا تأكد من تضمينها ضمن أهدافك.
- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية: قم بتطبيق المقاييس المنطقية في ضوء سياق التغييرات، من خلال تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية القابلة للقياس الكمي لقياس نجاح الخطة.
الخطوة الثانية: تشكيل فريق التغيير
فيما يلي اقتراحات لمساعدتك في بناء فريق والحصول على دعم للخطة والموارد اللازمة:
- اكتساب دعم أصحاب المصلحة: بما ان كل تغيير في الأعمال يشمل أصحاب المصلحة، لذا كقائد عمل متميز، عليك الحصول على دعمهم لخطتك، خاصة فيما يتعلق بالحوافز والموارد، لزيادة فرصك في النجاح.
- تشكيل فريق عمل: قم بتطوير فريق عمل لقيادة خطة إدارة التغيير، على أن يشمل أعضاء الفريق أشخاصًا في أدوار قيادية يمكنها تثقيف بقية الفريق بشأن التغييرات بالإضافة إلى تقديم الدعم والإجابة على الأسئلة.
- تحديد الموارد الضرورية: حدِّدْ الموارد الضرورية مقدمًا حتى تتجنب التأخير أثناء مرحلة التنفيذ.
الخطوة الثالثة: تطوير الخطة
في هذه الخطوة، يتحول التخطيط إلى خارطة طريق موثقة تقع في قلب عملية إدارة التغيير. كذلك يجب أن تتضمن التالي:
- إنشاء قائمة مهام: يجب أن يتضمن إنشاء هذه القائمة تعليقات من فريق العمل وأصحاب المصلحة، ومكونات الاتصال.
- تطوير جدول زمني: قم بتعيين عنصر وقت لكل مهمة في قائمة المهام. وكذلك حدد المهام التي يمكن إنجازها بعد حدوث التغييرات، والتي يجب إكمالها مسبقًا لتحديد الأولويات وفقًا لذلك.
- استخدام أدوات إدارة المشاريع: يمكنك إنشاء قوائم مهام، وتعيين أعضاء الفريق والموارد، وتتبع التقدم داخل البرنامج، مما يجعل من السهل معرفة ما إذا كنت على المسار الصحيح وكذلك إبلاغ أصحاب المصلحة بحالتك.
الخطوة الرابعة: تنفيذ الخطة
نظرًا لأن المشكلات يمكن أن تظهر أثناء تنفيذ خطة إدارة التغيير، فإليك بعض الاقتراحات للمساعدة:
- إنشاء عمليات صنع القرار: عند ظهور المشكلات أثناء التنفيذ، يمكن أن يتأثر سير العمل مما يستلزم اتخاذ قرار سريع للحل. لذلك، حدد الخطوط العريضة لعملية تساعد في حل هذه الأنواع من المشكلات بسرعة.
- التعامل مع مقاومة التغيير: لمواجهة مقاومة التغيير بشكل فعال، احصل على أكبر قدر من مشاركة الموظفين في التغيير وكن شفافًا ومتواصلًا قدر الإمكان منذ البداية.
- تطوير الدافع: قدم حوافز لتبنِّي التغيير حتى تبني الثقة داخل المنظمة بأن التحول إيجابي. لأنه من خلال بناء الدافع وراء التغيير بهذه الطريقة، فإنه يسخر الطاقة العاطفية لأعضاء الفريق، ويخلق استعدادًا ثقافيًا لقبول التغيير الذي يستمر في النمو.
الخطوة الخامسة: التعزيز
لتشجيع الموظفين على الاستمرار في نقل سلوكياتهم ومواقفهم وتدفقات العمل إلى النماذج الجديدة، قم بتنفيذ عملية التعزيز. إليك بعض النصائح لمساعدتك في تطوير نموذج تعزيز لتبنِّي الموظفين للتغيير:
- تقديم حوافز إيجابية: يعتبر تقديم حوافز إيجابية أكثر فعالية، لا سيما إذا كانت متوافقة بشكل طبيعي مع التغيير. على سبيل المثال، تعديل خطط الأداء لمكافأة الموظفين على تبنِّي التغييرات.
- المراجعة والتكيُّف: راجع بانتظام تقدم الفريق نحو تبنِّي التغييرات، وكن مستعدًا لإجراء المزيد من التعديلات إذا لم يصل التخطيط الأولي إلى الحل الأمثل. يؤدي ذلك إلى زيادة قبول الفريق وثقته وتكيُّفه في جميع مراحل عملية الانتقال.
نصيحة
ضع في اعتبارك أن إدارة التغيير تتعلق في المقام الأول بالأشخاص وليس بالعملية. من المغري التركيز على العملية لأنها أكثر وضوحًا وملموسة من فوضى سلوكيات الناس وعواطفهم. لكن هذا النهج يخلق نقاطًا عمياء تؤدي إلى الفشل في تنفيذ التغيير. لذلك، من المهم بنفس القدر إيصال كيف يمكن لهؤلاء الأشخاص الآن تحويل انتباههم إلى عمل ذي قيمة أعلى بدلاً من المهام المتكررة التي يسهل تشغيلها تلقائيًا.
إن إدارة تحول الأعمال ليس بالأمر السهل، ولكن مع وجود خطة مدروسة لإدارة التغيير، ستكون في وضع جيد للدفاع عن التغيير في مؤسستك بنجاح.
