في ايامنا هذه ومع تزايد وارتفاع نسبة الأعمال الافتراضية عن بعد لدى منظمات الأعمال، يعتبر الذكاء العاطفي أمراً بالغ الأهمية لتحقيق أفضل إنتاجية ضمن فرق العمل الافتراضية. وكونك قائد إداري ومدير مستقبلي تُعدُّ الاستفادة من الذكاء العاطفي أثناء العمل الافتراضي عن بُعد أمراً ضرورياً لمواجهة التحديات التي تظهر أثناء العمل. ويزداد الأمر صعوبةً، خاصةً إذا كان فريقك جديداً في مجال العمل الافتراضي عن بعد، أو دخل عالم العمل الافتراضي فجأة. يتمثل التحدي في أن الجزء الأكبر من تفاعلاتنا الاجتماعية غائب عن يوم العمل، كالتفاعلات البسيطة التي تساعدنا على التواصل على المستوى الاجتماعي العاطفي.
ضمن فرق العمل الافتراضية عن بعد، هناك أيضاً توتر بين الحاجة إلى الاندماج في العمل والحاجة إلى قضاء وقت إضافي في إنشاء اتصال اجتماعي هادف بين الموظفين الذين قد يشعرون بالعزلة والبعد عن العلاقات الاجتماعية.
أهمية الذكاء العاطفي في بيئة العمل الافتراضية
الذكاء العاطفي هو القدرة على فهم واستخدام وإدارة العواطف بطرق إيجابية لتخفيف التوتر، والتواصل بشكل فعَّال، والتعاطف مع الآخرين والتغلب على التحديات وإدارة النزاعات والصراعات التنظيمية. كما أنه يساعد على التعرف على مشاعر الآخرين وفهمها والتأثير عليها.
إذا كان لديك معدل مرتفع من الذكاء العاطفي، فأنت تميل إلى أن تكون أقل توتراً وتتواصل بشكل أفضل من نظرائك ذوي المعدل المنخفض من الذكاء العاطفي، لأنك تتعاطف مع الآخرين وتقوم بإدارة ردود أفعالك تجاه مشاعر الآخرين.
في بيئة العمل الافتراضية، يجب أن تتغير الطرق التي نستفيد بها من الذكاء العاطفي. بينما تظل أهداف الاعتراف بالعواطف وإدارتها كما هي. على الرغم من صعوبة إيصال مشاعرنا وإدراك مشاعر زملائنا في بيئة العمل الافتراضي، إلا أن عواقب تجاهل الذكاء العاطفي أكبر من أن نتجاهلها.
عندما يفترض القادة والمدراء في بيئة العمل الافتراضي عن بعد أن الجميع على ما يرام، يمكن أن يتآكل شعور موظفينا بالعمل الجماعي، والعمل كفريق. هذا هو السبب في أننا يجب أن نكون حريصين على تحديث معدَّل الذكاء العاطفي الخاص بنا للتعامل مع ديناميكيات العمل الافتراضي عن بعد لمنع هذه النتائج السيئة المحتملة والتغلب عليها.
كيف يمكنك الاستفادة من الذكاء العاطفي في بيئة العمل الافتراضية
1. مارِسْ الإدارة الذاتية
عندما تعمل افتراضياً عن بعد، تصبح الإدارة الذاتية ضرورية وذات أهمية بالغة. على سبيل المثال، عندما ترتدي ثياب العمل الرسمية وتذهب إلى مكان عملك الطبيعي يومياً، فأنت تعلم أنك تذهب إلى ذلك المكان وموجود هناك للقيام بوظيفتك. إذا كنت تعمل افتراضياً عن بعد من المنزل، فليس لديك نفس الإشارات البيئية والمكانية التي تدفعك إلى أن تكون منتجاً. لذلك، من الضروري إيجاد طرق لتنمية هذا التوجه الهادف نفسه عن بعد لمواصلة إظهار المبادرة وتحقيق الدافع الخاص بك إلى عملك.
2. ركِّزْ على الوعي الاجتماعي وإدارة العلاقات
في بيئة العمل الافتراضي عن بعد، يجب علينا أن نولي اهتماماً خاصاً بالوعي الاجتماعي وإدارة العلاقات. جزء من متعة العمل مع الآخرين هو تطوير العلاقات والتعرف على الناس خارج سياق دورهم الوظيفي. خلال العمل الوظيفي نكتسب الكثير من الصداقات. لذلك من المهم عدم التخلي عن بناء العلاقات لمجرد أنه أمرٌ من الصعب على الزملاء في بيئة العمل الافتراضي تحقيقه. يؤدي عدم الاهتمام بالوعي الاجتماعي وإدارة العلاقات إلى إعاقة إنتاجية فريق عملنا ويمنعنا من الاستمتاع بالمزايا الاجتماعية لكوننا جزءاً من فريق العمل.
يجب على فرق العمل الافتراضية عن بعد أن تسعى باستمرار للحفاظ على الشعور بالاتصال. لكي تكون ناجحاً، قد يعني ذلك صقل ما لديك من مهارات الاصغاء والمراقبة والمتابعة، حتى لا تفوتك الفرص للتواصل مع الآخرين. نحتاج إلى إيلاء المزيد من الاهتمام وأخذ الوقت الكافي للتعرف على الإشارات الدقيقة التي يقدمها لنا أعضاء فريقنا.
نصائح لتطوير الذكاء العاطفي في بيئة العمل الافتراضية
1) كُنْ واضحاً ومحدداً بتواصلك عبر البريد الإلكتروني
أثناء العمل عن بعد، خذ وقتك لشرح أفكارك بشكل جيد خلال كتابة البريد الالكتروني. في مكان عملنا العادي، غالباً ما نرسل رسائل بريد إلكتروني سريعة نعلم أننا سنكون قادرين على توضيحها لاحقاً وجهاً لوجه. ولكن مع فرق العمل الافتراضية، يمكن أن تظل هناك بعض المسائل التي تحتاج إلى توضيح، عالقة لفترة طويلة. خذ وقتاً لتكون واضحاً ومحدداً، خاصةً عندما تتوقع استجابةً معينة من الطرف الآخر. إذا كانت محادثة معقدة أو دقيقة، ففكِّر في الاتصال عبر الهاتف بدلاً من محاولة نقل كل شيء عبر البريد الإلكتروني.
2) ضَعْ إجراءات جديدة لضمان التواصل
اجعل وقت الاتصال والتواصل مع فريق عملك بنداً دائماً في جداول أعمال اجتماعك، مع تخصيص أول خمس إلى 10 دقائق لمعرفة كيف يعمل فريق عملك. أطلب من أعضاء فريقك الوصول مبكراً بخمس أو 10 دقائق لإتاحة بعض الوقت للتواصل الاجتماعي غير المُبرمج. يجب عليك إدراك أيضاً أن بعض الأشخاص قد يكونون غير مرتاحين للتحدث عبر المنصات الألكترونية أو المكالمات الجماعية، وقد يطلبون دعوة مباشرة بالاسم قبل مشاركتهم.
من الأمور الايجابية الرائعة والمهمة للحفاظ على التواصل هو تشجيع الفريق على إبقاء قناة للتواصل الخاص أو دردشة مفتوحة في وقت محدد خلال اليوم. وهناك أمر مشجِّع آخر لأعضاء فريقك للتواصل عندما يعلمون أن تعليقاتهم والرد عليها هي محل اهتمام وتقدير.
3) اتصلْ لمعرفة احتياجات فريق عملك
كونك قائداً فعَّالاً لموظفيك الذين يعملون افتراضياً عن بُعد، عليك القيام بإجراء مكالمات استباقية للموظفين على عدة مستويات وظيفية لمجرد الاطمئنان وتقديم الدعم. اسأل موظفيك عما يحتاجون إليه، وتابع تجهيزهم وإعدادهم بأفضل ما يمكنك للنجاح أثناء العمل افتراضياً عن بعد.
4) أرسِلْ عبارات الرعاية والاهتمام
احرصْ على توجيه رسائل الرعاية والاهتمام لموظفيك، سواء أكان في الأمور البسيطة الوظيفية أو الشخصية. فلا يوجد شيء مثل عبارات رعاية واهتمام منك كقائد ومدير لجعل عضو فريق العمل الافتراضي عن بعد يشعر بأنه مرئي ويحظى بالقيمة والتقدير. لا يلزم المبالغة في ذلك. رسالة الرعاية والاهتمام نفسها تشير إلى أنك تفكر في فريقك.
5) ذكِّرْ فريق عملك بالعناية بأنفسهم
ساعد فريق عملك الذي يعمل افتراضياً عن بعد على تقليل التوتر من خلال ترسيخ فكرة أخذ الوقت للرعاية الذاتية. ويحدث ذلك من خلال محاكاة هذا السلوك بنفسك، بتحديدك أوقات محددة لانتهاء دوام العمل اليومي الخاص بك، وشجع الآخرين على فعل الشيء نفسه.
6) قدِّرْ جهود فريق عملك من خلال رسائل مكتوبة
قد يفتقد العديد من الموظفين في بيئة العمل الافتراضية إلى تقدير جهودهم الشخصية. خذ الوقت الكافي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وحتى الملاحظات الشخصية عندما يتم إنجاز مهمات فريق عملك بشكل جيد. وأرسلْ رسالة شكر مباشرة إلى أعضاء فريق عملك الذين أنجزوا مهماتهم بشكل جيد ومميز. بضع كلمات من التقدير والشكر يمكن أن تؤثر بشكل كبير في الموظف وأدائه على المدى الطويل.
7) احتفلْ بالانجازات مع فريق عملك عبر المنصات الألكترونية
حافظ على تقاليد العمل الاعتيادي التي كنت تقوم بها في مكان العمل العادي كما هي أثناء العمل الافتراضي عن بعد. ومن هذه التقاليد الاحتفالات بالانجازات وغيرها من الأنشطة. حيث يمكن الاحتفال عبر المنصات الأكترونية أيضاً. إرسال الهدايا لضيف الشرف وتفضيلات الحفلات والمكافآت للضيوف، ثم استخدمْ التكنولوجيا للتجمع كمجموعة للاحتفال بهذه المناسبة.
8) اطلب التغذية الراجعة
بعد الاجتماعات الشخصية، غالباً ما تقوم فرق العمل باستخلاص المعلومات بشكل غير رسمي أثناء العودة إلى ممارسة أعمالها العادية في مكاتبها. بعد مكالمة عبر المنصات الألكترونية، لا تحدث هذه العملية الطبيعية إلا إذا قررتَ الاتصال بشخص ما. أو مراسلته عبر البريد الإلكتروني لمناقشة ردود الفعل والأفكار.
حتى إذا كنت قد شجعت الموظفين ودربتهم على تطوير ذكائهم العاطفي سابقاً. كرِّرْ ذلك معهم مرة أخرى مع الأخذ في الاعتبار ترتيبات عملك الجديدة أو التحديات الأخيرة حيث أنهم يعملون في بيئة عمل افتراضية. اعملْ جاهداً للتأكيد أن التواصل لا يزال يمثل أولوية لأنك تريد الاستمرار في وجود فريق عالي الأداء.
